Gestionnaire : Créer ou modifier une notice

Mode d'emploi de PMB pour les gestionnaires de la bibliothèque.

Accéder à la partie gestionnaire de PMB

Lancer le navigateur internet Safari, et cliquer sur sur le raccourci « PMB-Administration » en haut à gauche.

Entrer le nom d'utilisateur : gestionnaire, ainsi que le mot de passe.

Enregistrement d'un nouvel ouvrage

1.     Cliquer sur « Nouvelle Notice », à gauche.

2.     Saisir les informations relatives à l'ouvrage :

·               ISBN**

·               Titre

◦                   Titre Propre* (Titre de l'ouvrage)

◦                   Titre Parallèle** (Version originale si l'ouvrage est traduit)

◦                   Complément du titre** (Sous-titre)

·               Responsabilité

◦                   Auteur principal*

◦                   Autres auteurs**

◦                   Auteurs secondaires**

·               Éditeurs, collection

◦                   Éditeur*

◦                   Collection**

◦                   N° dans la collection**

◦                   Sous-Collection**

◦                   Année**

◦                   Mention d'édition** (Par ex. 2ème édition augmentée)

·               Collation

◦                   Importance matérielle* (n° de page : par ex. 123 p.)

·               Indexation

◦                   Catégories*** (Thesaurus du Dost-I)

◦                   Indexation décimale* (Classification Dewey)

·               Langues de la publication

◦                   Langue de publication*

◦                   Langue originale**

            Enregistrer la notice, en cliquant sur .

3.     Saisir les informations relatives à l'exemplaire.

·               N° d'exemplaire* (le numéro du code-barre, à coller sur le recto de la 4ème de couverture, et à recopier au crayon à papier sur la page de titre interne, en haut à gauche, en face de la cote).

·               Vérifier si la cote est cohérente avec celle du livre.

            Enregistrer les données d'exemplaire en cliquant sur .

*          Champ obligatoire pour tous les ouvrages

**        Champ obligatoire si l'information est précisée dans l'ouvrage

***       Champ facultatif

Pour ajouter une nouvelle autorité (en code orange ci-dessus), cf ci-dessous :

Associer une autorité aux notices, et en créer si besoin

1.     Cliquer sur  (si besoin d'ajouter plusieurs autorités à suivre, cliquer sur  pour ajouter de nouveaux champs les uns dessous les autres).

2.     Avant de créer une nouvelle autorité, bien vérifier qu'elle n'est pas déjà présente dans PMB, pour éviter de créer un doublon ! Utiliser le champ de recherche pour cela.

3.     Si l'autorité existe, cliquer sur son nom pour l'associer à la notice .

4.     Si l'autorité n'existe pas, cliquer sur le bouton « Ajouter un auteur/éditeur/... ».

5.     Remplir les champs :

·       Auteur : Nom, Prénom

·       Éditeur : Nom, (Ville), Pays

·       Collection : Nom, Éditeur (avec la touche …)

·       Sous-Collection : Nom, Éditeur (touche ...), Collection (touche ...)

·       Indexation décimale : libellé (cote), commentaire (classification Dewey - OFM)

6.     Enregistrer.

NOTE 1 : Il est impossible de créer de nouvelles catégories en tant que gestionnaire.

NOTE 2 : Pour créer de nouvelles classifications Dewey, utiliser exclusivement celles adaptées à la bibliothèque OFM, et listées dans le classeur papier).

Modifier une notice

1.     Si la notice à été créée récemment, cliquer sur « Dernières notices ». Sinon, utiliser le formulaire de recherche.

2.     Cliquer sur le titre de la notice pour l'afficher.

3.     Cliquer ensuite sur

Modifier un exemplaire

1.     Afficher la notice, puis cliquer sur le n° de code barre de l'exemplaire à modifier.

Modifier une autorité

1.     Aller dans l'onglet « Autorités ».

2.     Dans le menu de gauche, sélectionner le type d'autorité voulu (auteur, éditeur...).

3.     Rechercher l'autorité à modifier, puis cliquer dessus.

4.     Enregistrer les modifications

Faire une sauvegarde de la base de donnée

1.     Cette manipulation est à effectuer le plus régulièrement possible !

2.     Cliquer sur la disquette de sauvegarde, en haut à droite de PMB : 

3.     Cocher « Tout », puis « lancer la sauvegarde ».